Организация кофе-брейков
Если участников конференции или любого другого длительного официального собрания не покормить, то результаты могут оказаться самыми плачевными. Первыми к такому выводу пришли, разумеется, американские и канадские производители натурального кофе. Они провели в 1936 году ряд подобных «переключений» в качестве дополнительной рекламы своей продукции для гостей.
Европейцы с огромным удовольствием подхватили это новшество. И с тех пор практически ни один деловой ланч или семинар не обходится без брейка на кофе. В России первыми поддержали эту, как оказалось, нужную новую традицию столичные компании. С тех пор, организацией и проведением кофейного брейка в перерыве на каком-либо официальном собрании занимаются специализированные фирмы, типа Young Catering.
Чем необычайно полезен кофе-брейк
Существует целый ряд причин, по которым может снизиться эффективность внимания участников даже самого интересного мероприятия:
- физическая и умственная усталость;
- длительные речи одних и тех же лекторов;
- голод;
- резкий выброс адреналина с последующим затуханием и эмоциональным спадом.
Грамотная организация любых мероприятий обязательно учитывает все эти факторы. Поэтому кофе-брейк является непременным атрибутом каждого совещания, семинара или конференции. Особенно, если ее длительность составляет более полутора-двух часов. Сотрудники, отвечающие за проведение собрания, всегда внимательно следят за общим состоянием всех находящихся в аудитории, оценивают атмосферу и оперативно реагируют на сигналы, свидетельствующие, что пора делать перерыв на кофе.
Сигналом обычно служит:
- постепенное угасание энтузиазма, исчезновение инициативы, ступор в принятии деловых решений;
- завершение цельного блока семинара;
- получасовой и очень скучный доклад одного из лекторов;
- перерастание дискуссии в конфликт.
Горячие или прохладительные напитки и вкусные закуски всегда переключают излишне пылких ораторов на другие темы. Если меню хорошо продумано, любой конфликт можно быстро перенаправить в русло спокойного и дружеского общения за чашечкой кофе или чая. Известно ведь, что голодный сытому не товарищ.
Требования к кофе-брейку
Меню брейка обязательно должно обсуждаться с менеджером конференц-зала или другого учреждения, в котором проводится официальное мероприятие. Составлять его следует с учетом не только времени года, но и количеством необходимых перерывов в течение рабочего дня, а также учитывая пол, возраст, вкусовые предпочтения и даже религиозные взгляды участников.
Для длительного мероприятия, где брейков предполагается несколько, лучше организовать помещение рядом с конференц-залом. Приветственное распивание напитков можно провести прямо в фойе перед залом.
